¿Alguna vez has estado en una reunión donde alguien ha tenido una actitud negativa? Ya sabes, me refiero a la típica persona que empieza a leer su tablet, el ordenador portátil o su móvil, o aquella que de repente se queda callada y totalmente desconectada de lo que está pasando en la reunión, o tal vez quien empieza a recostarse en la silla hasta casi llegar al suelo. En la misma categoría incluyo aquellas situaciones en que varias personas mantienen una conversación paralela, desconectada del asunto que se esté debatiendo. Si tú eres la persona responsable de la reunión, ¿cuál es tu papel ante esta situación tan disfuncional?
En mi reunión mensual con CEOs y líderes empresariales tratamos esta cuestión y hemos acordado una serie de normas operativas que impulsan la eficacia de nuestras conversaciones. También aparece con frecuencia en mis reuniones cara a cara con mis clientes. Los prismas sobre cómo abordar esta anomalía suelen tomar distintas direcciones; hay quien asume un papel de víctima y resignación hasta quien saca a relucir su lado más autoritario.
Suelo escuchar todo tipo de argumentos que no hacen más que perpetuar la situación. “Es que el multitasking…”, “es que las tecnologías…”, “es que tengo algo urgente…”, “es que esto es importante…”, “es que lo otro…”.
No te engañes, ¡obtienes lo que toleras! Los malos comportamientos y las desconsideraciones profesionales, como en la vida misma, ocurren cuando las personas se salen continuamente con la suya.
Ese mal comportamiento puede desglosarse en tres categorías; desconectado, negativo, desconsiderado.
Ante la proliferación de todo tipo de herramientas digitales que llaman nuestra atención con un continuo bombardeo de estímulos y la velocidad a la que se nos exige todo en esta sociedad que vive todo lo profesional con urgencia y deja lo importante en un segundo plano, quiero hablar específicamente del aquellos casos en que uno se muestra “desconectado”.
Revisar nuestros aparatos digitales, correos electrónicos entrantes, mensajes de salida, whatsapps intrusivos, alertas de redes profesionales o personales, etc., se ha vuelto algo común en las reuniones de negocios y ponen en alerta a nuestro “yo-multitarea" (nota aparte para otro artículo, un día habrá que romper con esta idea de que podemos hacer varias cosas a la vez ; está científicamente demostrado que el cerebro humano no está preparado para el “multitasking”).
Entonces, estás al frente de una reunión y ves como uno o más participantes están enviando whatsapps o leyendo correos electrónicos en sus aparatos. ¿Qué opciones tienes en este momento?
Lo primero, necesitas evaluar si se trata de un comportamiento recurrente o es un caso aislado, es decir, si la persona desconectada tiene una reputación de desentenderse y no participar activamente o si esto es algo inusual para ese miembro del equipo. Si esta persona tiene una reputación de desconectarse, entonces deberías abordarlo durante la reunión.
Como líder, tienes las siguientes opciones:
Puedes ignorar el comportamiento, limitando al equipo a un rendimiento inferior al que seguramente se espera de ti y continuar con la disfunción al no abordar el mal comportamiento. Si eliges esta opción, te invito a reevaluar por qué estás dirigiendo un equipo.
Tienes la opción de comunicarle a la persona que te has dado cuenta de su baja o nula participación en la reunión. Pregúntale: "¿Hay algo urgente que necesitas atender en este momento?" Puede ser que haya surgido una emergencia que necesita resolver. Si este es el caso y esa persona es clave para los temas a tratar en el orden del día, entonces reprograma la reunión. Si no es clave, entonces permítele excusarse para atender esa emergencia. Sin embargo, en mi experiencia, este no suele ser el caso.
Puedes esperar hasta finalizar la reunión para hablar en privado con esa persona y comprender qué estaba motivando su comportamiento. Si no había una emergencia, averigua cómo cree que su comportamiento ha afectado la reunión, a los demás miembros del equipo, así como su efectividad en el trabajo.
Puedes buscar el momento de hacerle una pregunta directa específica sobre la conversación que se está manteniendo en la reunión. Esto traerá esa persona de vuelta a la conversación y/o creará un momento de vergüenza. Dependiendo de su respuesta, puede que necesites tener una conversación de seguimiento con ella en privado.
Puedes dirigirte a todo el equipo y abrir la discusión para todos. ¿Qué piensan sobre los miembros del equipo que se desconectan? ¿Cuáles serían sus sugerencias para convertirse en un equipo de alto rendimiento y que todos estén comprometidos? Esta opción puede revelar problemas de proceso o contenido en la reunión que no habías considerado y que podrían estar contribuyendo a los comportamientos de desconexión.
También puedes replicar lo que viví en mis propias carnes hace poco más de una década.
Estábamos todo el Leadeship Team en nuestra reunión quincenal. Reuniones de día entero. Reíros de los “dailies”, “weekly briefings” o “heads-up” que se han puesto tan de moda en el sector emprendedor de hoy en día. No, no, eso eran reuniones con los 10 mayores egos del área, con responsabilidades globales y al frente de varios miles de personas. Esas largas reuniones exigían mucha concentración y alerta permanente. Siempre que la conversación perdía energía, bajaba el tono o se desviaba del curso previsto, estaba mi jefe atento para encauzarla. De hecho, era raro que alguien se desviara de lo dispuesto en la agenda. Eso daba un sentido de prioridad y propósito a todos nosotros. Una vez, “desconecté” abstraído por un correo electrónico que acababa de entrar hasta que oí: “¿Crees que realmente merece el tiempo y la inteligencia que se te supone para ocupar un asiento en el Leadership Team?” — así de literal.
Como os decía, cada mes dirijo una reunión de CEOs y líderes empresariales, miembros de Vistage España, y nos hemos dado una norma operativa por la que dejamos de lado todo tipo de aparato electrónico. La productividad y el nivel de conexión humana e intelectual de la reunión es altísima. Por supuesto la agenda prevé momentos para la paz digital y también nos damos permiso, cuando algo importante está pasando fuera de la reunión que pueda requerir nuestra intervención. Somos personas.
Así que, como líder, la elección es tuya: permitir que la disfunción continúe y encontrarte sin trabajo en el futuro. O, abordar el problema y sentar el tono para que tus reuniones sean más productivas y dirigidas al éxito.
¿Qué opción de las 5 expuestas vas a usar? ¿Tienes otras técnicas que quieras compartir?
¡Por tus éxitos!
🦋
Josep-Maria
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